Otrzymujesz od kontrahenta fakturę w PDF, a na dokumencie widzisz jeden kod, dwa kody albo oznaczenia, których wcześniej nie było. Sam wygląd dokumentu nie wystarczy, aby ustalić, czy został prawidłowo przekazany. Kod QR na fakturze KSeF trzeba oceniać łącznie z trybem wystawienia faktury, statusem nabywcy i informacją, czy dokument został już przesłany do systemu.
Ten poradnik jest przeznaczony dla przedsiębiorców, pracowników księgowości i osób akceptujących faktury w firmie. Wyjaśnia, kiedy stosuje się jeden kod, kiedy dwa, czym jest potwierdzenie transakcji i jak zareagować, gdy wynik weryfikacji nie zgadza się z otrzymanym dokumentem.
Stan prawny i funkcjonalny KSeF: lipiec 2026 r.
Faktura znajdująca się już w KSeF i używana poza systemem ma zasadniczo jeden kod z numerem KSeF. Faktura offline przekazywana przed wysłaniem do KSeF może wymagać dwóch kodów: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
Krajowy nabywca z NIP w trybie offline24 co do zasady otrzymuje fakturę przez KSeF. Przed nadaniem numeru KSeF może dostać potwierdzenie transakcji, które nie jest fakturą.
Trzy dane, które rozstrzygają o kodzie QR
Liczby kodów nie należy oceniać w oderwaniu od okoliczności wystawienia i przekazania dokumentu.
-
1Status nabywcy
Inne zasady dotyczą krajowego podatnika posługującego się NIP, a inne konsumenta, podmiotu zagranicznego lub odbiorcy bez NIP.
-
2Tryb wystawienia
Znaczenie ma to, czy faktura powstała online, w offline24, podczas zapowiedzianej niedostępności KSeF czy w trybie awaryjnym.
-
3Moment przekazania
Inne oznaczenie stosuje się przed przesłaniem faktury offline do KSeF, a inne po nadaniu jej numeru KSeF.
Kiedy faktura KSeF musi mieć kod QR?
Faktura ustrukturyzowana powinna zostać oznaczona kodem weryfikującym, gdy jest udostępniana właściwemu odbiorcy poza KSeF albo gdy podatnik lub inny podmiot posługuje się nią poza systemem. Kod może mieć postać znaku graficznego QR albo bezpośredniego linku z odpowiednim numerem lub napisem.
Kod QR na fakturze KSeF to graficzna postać linku utworzonego na podstawie danych dokumentu. Pozwala sprawdzić, czy faktura znajduje się w systemie, zweryfikować zgodność danych, a w przypadku dokumentów offline także potwierdzić określone informacje o wystawcy.
Nie każda faktura musi być dodatkowo wysyłana w PDF. Jeżeli krajowy kontrahent z NIP otrzymuje fakturę bezpośrednio w KSeF i dokument nie jest używany poza systemem, nie ma potrzeby tworzenia odrębnej wizualizacji tylko po to, aby umieścić na niej kod. Ministerstwo Finansów opisuje zasady oznaczania na stronie kody weryfikujące QR w KSeF.
Jeden kod, dwa kody czy potwierdzenie transakcji?
Jeden kod oznacza najczęściej fakturę, która ma już numer KSeF. Dwa kody z oznaczeniami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” dotyczą faktury wystawionej w odpowiednim trybie offline i przekazywanej poza systemem przed jej przesłaniem do KSeF. Potwierdzenie transakcji jest natomiast dokumentem pomocniczym i nie stanowi faktury.
| Sytuacja | Oznaczenie dokumentu | Co powinien zrobić nabywca? |
|---|---|---|
| Faktura online jest już w KSeF i zostaje przekazana lub użyta poza systemem | Jeden kod QR, a pod nim numer KSeF faktury | Zeskanować kod i porównać podstawowe dane z otrzymaną wizualizacją |
| Faktura offline24 lub wystawiona podczas niedostępności KSeF jest przekazywana przed wysłaniem do systemu odbiorcy wskazanemu w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT | Dwa kody: „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT” | Sprawdzić pierwszy kod, a do czasu wysłania faktury do KSeF zweryfikować także certyfikat wystawcy |
| Faktura offline została już przesłana do KSeF i otrzymała numer KSeF | Jeden kod QR z numerem KSeF | Zweryfikować, czy dokument w KSeF odpowiada przekazanej wizualizacji |
| Tryb awaryjny ogłoszony przez Ministerstwo Finansów, faktura przekazana przed wysłaniem do KSeF | Dwa kody: „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT” | Sprawdzić oba kody i zachować informację o trybie awaryjnym oraz dacie otrzymania |
| Krajowy nabywca z NIP, faktura wystawiona w offline24 nie ma jeszcze numeru KSeF | Faktura jest otrzymywana przez KSeF; wcześniej można wydać potwierdzenie transakcji | Nie utożsamiać potwierdzenia z fakturą i oczekiwać na dokument w KSeF |
| Potwierdzenie transakcji wydane przed pojawieniem się faktury w KSeF | Dwa kody lub linki opisane jako „sprawdź fakturę w KSeF” i „zweryfikuj wystawcę faktury”; bez napisów „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” pod kodami | Traktować dokument informacyjnie i po pojawieniu się faktury w KSeF pobrać właściwy dokument |
Co oznacza jeden kod na fakturze znajdującej się w KSeF?
Jeden kod z numerem KSeF wskazuje, że faktura została już przyjęta przez system. Po zeskanowaniu użytkownik może sprawdzić podstawowe dane dokumentu oraz informację, czy plik przesłany do KSeF jest zgodny z dokumentem, dla którego wygenerowano link weryfikacyjny.
Pierwszy etap weryfikacji nie wymaga uwierzytelnienia. System może wyświetlić między innymi numer KSeF, NIP sprzedawcy, datę wystawienia, datę nadania numeru KSeF, tryb wystawienia, typ schemy i skrót dokumentu.
Aby pobrać pełną fakturę bez logowania, trzeba podać dodatkowe dane: numer faktury nadany przez wystawcę, identyfikator nabywcy albo informację o jego braku oraz kwotę należności ogółem. Szczegółowy przebieg opisuje oficjalny Podręcznik KSeF 2.0 dotyczący wystawiania i otrzymywania faktur.
Co oznaczają kody OFFLINE i CERTYFIKAT?
Dwa kody na fakturze offline pełnią różne funkcje. Kod „OFFLINE” służy do dostępu do faktury i sprawdzenia jej danych, natomiast kod „CERTYFIKAT” pozwala zweryfikować certyfikat użyty przez wystawcę oraz jego uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika.
Kod OFFLINE
Kod z napisem „OFFLINE” jest tworzony na podstawie danych faktury, która nie ma jeszcze numeru KSeF. Jeżeli dokument nie został jeszcze przesłany do systemu, po zeskanowaniu może pojawić się informacja o braku faktury w KSeF. Taki komunikat sam w sobie nie przesądza o fałszerstwie, ponieważ może odpowiadać prawidłowej fazie obiegu dokumentu offline.
Kod CERTYFIKAT
Kod z napisem „CERTYFIKAT” występuje wyłącznie przy określonych fakturach offline przekazywanych przed wysłaniem do KSeF. Umożliwia sprawdzenie, czy certyfikat KSeF jest aktywny i czy jego właściciel ma uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy. Do wygenerowania kodu potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.
Kod „CERTYFIKAT” nie potwierdza wykonania usługi, dostawy towaru, prawa do odliczenia VAT ani poprawności rachunku bankowego. Potwierdza określone elementy związane z certyfikatem i wystawcą dokumentu offline.
Czy polski nabywca z NIP może dostać fakturę offline przed wysłaniem do KSeF?
W trybie offline24 krajowy podatnik posługujący się NIP co do zasady otrzymuje fakturę za pośrednictwem KSeF. Przed nadaniem numeru KSeF sprzedawca może przekazać mu potwierdzenie transakcji, ale potwierdzenie nie jest fakturą i nie powinno zastępować dokumentu pobranego później z systemu.
Ministerstwo Finansów wyraźnie rozróżnia tę sytuację od przekazania faktury podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi albo nabywcy bez NIP. Takim odbiorcom fakturę można udostępnić w uzgodniony sposób poza systemem, z oznaczeniem właściwym dla momentu przekazania. Zasady trybu offline24 opisano na stronie faktury wystawiane w trybie offline24.
Potwierdzenie transakcji a faktura
Potwierdzenie transakcji zawiera podstawowe dane stron, numer faktury nadany przez podatnika, kwotę należności oraz dwa kody lub linki. Nad pierwszym umieszcza się informację „sprawdź fakturę w KSeF”, a nad drugim „zweryfikuj wystawcę faktury”. Pod kodami nie stosuje się oznaczeń „OFFLINE” ani „CERTYFIKAT”.
Potwierdzenie transakcji ma pomóc nabywcy zidentyfikować sprzedaż i później dotrzeć do faktury, lecz nie jest dowodem wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Oficjalny opis znajduje się na stronie potwierdzenie transakcji w KSeF.
Polska spółka z NIP kupuje usługę od krajowego dostawcy. Dostawca wystawia dokument w offline24 i od razu przesyła plik nazwany „fakturą” z dwoma kodami, zanim faktura pojawi się w KSeF.
Pracownik spółki nie powinien automatycznie księgować pliku jako ostatecznej faktury. Najpierw trzeba ustalić, czy przekazano potwierdzenie transakcji, czy wizualizację oznaczoną jak faktura offline, oraz czy nie ogłoszono trybu awaryjnego. W zwykłym offline24 krajowy nabywca z NIP otrzymuje fakturę przez KSeF.
Praktyczny wniosek: dokument można wykorzystać do kontroli transakcji, ale do obiegu księgowego należy pobrać i zweryfikować właściwą fakturę po nadaniu numeru KSeF.
Co powinien zrobić nabywca po zeskanowaniu kodu?
Nabywca powinien najpierw rozpoznać rodzaj kodu, następnie sprawdzić wynik weryfikacji i porównać go z danymi dokumentu. Dopiero po tej kontroli faktura powinna trafić do akceptacji i księgowości.
Ustal, czy pod kodem znajduje się numer KSeF, napis „OFFLINE” albo „CERTYFIKAT”. W przypadku potwierdzenia transakcji zwróć uwagę na opisy umieszczone nad kodami.
Sprawdź, czy faktura znajduje się w KSeF, jaki ma numer, tryb wystawienia oraz czy dokument w systemie odpowiada wizualizacji.
Jeżeli dokument offline ma drugi kod, sprawdź status certyfikatu i uprawnienia wystawcy. Negatywny wynik wymaga zatrzymania dokumentu w obiegu.
Porównaj NIP sprzedawcy, numer faktury, kwotę, datę i dane nabywcy. W razie potrzeby pobierz pełną fakturę z KSeF po podaniu danych dostępowych.
Oznacz dokument jako zweryfikowany, oczekujący na KSeF albo wymagający wyjaśnienia. Nie dopuszczaj, aby PDF i faktura z KSeF funkcjonowały jako dwa niezależne dokumenty księgowe.
Kiedy zatrzymać dokument w firmowym obiegu?
Dokument powinien zostać skierowany do wyjaśnienia, gdy wynik weryfikacji jest sprzeczny z jego treścią, certyfikat jest nieaktywny, dane sprzedawcy się różnią albo krajowy nabywca z NIP otrzymał niejasny dokument poza KSeF bez informacji o właściwym trybie.
Sygnały wymagające dodatkowej kontroli
Sam brak faktury w KSeF nie zawsze oznacza oszustwo, ale poniższe sytuacje wymagają udokumentowanej reakcji.
-
Kod prowadzi do innej domeny niż oficjalna usługa KSeF albo przeglądarka zgłasza podejrzane przekierowanie.
-
NIP, numer, kwota lub data w systemie nie odpowiadają danym na otrzymanej wizualizacji.
-
Drugi kod wskazuje nieaktywny certyfikat albo brak uprawnienia do wystawienia dokumentu w imieniu sprzedawcy.
-
Dokument określony jako faktura jest w rzeczywistości tylko potwierdzeniem transakcji.
-
Faktura nadal nie pojawia się w KSeF po terminie właściwym dla danego trybu i nie ma potwierdzenia awarii lub niedostępności systemu.
Jeżeli różnica dotyczy treści faktury, konieczne może być jej poprawienie. Zasady postępowania opisujemy w poradniku o korygowaniu faktur w KSeF. Gdy problem dotyczy niewysłania dokumentu, terminów albo obowiązków wystawcy, pomocne jest również omówienie błędów i sankcji w KSeF.
Czego kod QR nie potwierdza?
Poprawny kod QR nie potwierdza, że dostawa rzeczywiście się odbyła, usługa została wykonana, wydatek ma związek z działalnością ani że podatnik ma prawo do odliczenia VAT. Kod służy do weryfikacji faktury i określonych elementów jej pochodzenia, a nie do badania całej transakcji gospodarczej.
Nabywca nadal powinien sprawdzić umowę, zamówienie, protokół odbioru, dokument magazynowy, rachunek bankowy i zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności, jeżeli są istotne. Faktura z prawidłowym kodem nie zastępuje kontroli merytorycznej i podatkowej.
Ta sama zasada dotyczy szczególnych dokumentów. Przykładowo kod nie rozstrzyga, czy zaliczka została prawidłowo udokumentowana; ten zakres omawia osobno artykuł o fakturach zaliczkowych w KSeF.
Kiedy brak kodu nie oznacza automatycznie nieważnej faktury?
Brak kodu na otrzymanym pliku nie pozwala samodzielnie stwierdzić, że faktura nie istnieje albo jest nieważna. Najpierw trzeba ustalić, czy dokument jest fakturą ustrukturyzowaną używaną poza KSeF, czy fakturą otrzymaną bezpośrednio w systemie, potwierdzeniem transakcji albo dokumentem wystawionym zgodnie z wyjątkiem od obowiązku KSeF.
Jeżeli wizualizacja faktury ustrukturyzowanej jest przekazywana poza systemem bez właściwego oznaczenia, należy zweryfikować oryginał w KSeF i poprosić wystawcę o prawidłową wersję dokumentu. Dla księgowości najważniejsze jest jednoznaczne powiązanie wizualizacji z fakturą znajdującą się w systemie.
Jak ułożyć firmową procedurę odbioru faktur z kodem QR?
Dobra procedura powinna określać, kto skanuje kod, kto wyjaśnia rozbieżności i który dokument trafia do księgowości. Dzięki temu firma ogranicza ryzyko podwójnego ujęcia faktury, zapłaty na podstawie fałszywego PDF i zaksięgowania potwierdzenia transakcji jak faktury.
Wprowadź trzy statusy dokumentów: „zweryfikowany w KSeF”, „oczekuje na numer KSeF” oraz „wstrzymany do wyjaśnienia”. Status powinien być widoczny dla osoby zatwierdzającej płatność i dla księgowości.
W procedurze trzeba również ustalić, jak postępować z fakturami pobranymi automatycznie z KSeF oraz z PDF-ami przesyłanymi dodatkowo przez kontrahentów. Jeden obieg powinien wskazywać dokument źródłowy i zapobiegać podwójnemu zaksięgowaniu lub płatności.
Zasady wystawiania, otrzymywania i przekazywania faktur ustrukturyzowanych wynikają z ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności z regulacji dotyczących KSeF. Aktualny wykaz zmian i tekst aktu są dostępne w Internetowym Systemie Aktów Prawnych.
Sposób oznaczania faktur, dostęp do dokumentu i dane potrzebne do jego pobrania określa rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Tekst aktu znajduje się w Dz.U. z 2025 r. poz. 1815.
Rozporządzenie zostało zmienione rozporządzeniem z 13 lutego 2026 r. Przed wdrożeniem procedury należy uwzględnić aktualne brzmienie przepisów dostępne w Dz.U. z 2026 r. poz. 169.
Nie zawsze. Faktura wystawiona offline może jeszcze oczekiwać na przesłanie do systemu, dlatego pierwszy kod pokaże brak dokumentu w KSeF. Należy sprawdzić tryb wystawienia, drugi kod „CERTYFIKAT” oraz termin, w którym wystawca powinien dosłać fakturę.
Tak, po znalezieniu faktury w KSeF można przejść do pobrania bez uwierzytelnienia, ale trzeba podać dodatkowe dane. Są to numer faktury, identyfikator nabywcy albo informacja o jego braku oraz kwota należności ogółem.
Nie. Poprawna weryfikacja potwierdza określone informacje o fakturze w KSeF albo certyfikacie wystawcy. Prawo do odliczenia VAT wymaga odrębnej oceny transakcji, statusu podatnika, związku zakupu z działalnością opodatkowaną oraz pozostałych warunków ustawy o VAT.
Podsumowanie – najpierw status nabywcy, potem liczba kodów
Ocena kodów QR zaczyna się od ustalenia, kto jest nabywcą, w jakim trybie wystawiono fakturę i czy dokument ma już numer KSeF. Jeden kod zwykle dotyczy faktury znajdującej się w systemie, a dwa kody „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” służą oznaczeniu określonych faktur offline przed ich przesłaniem do KSeF.
Potwierdzenie transakcji nie jest fakturą. Kod nie zastępuje także kontroli merytorycznej zakupu, rachunku bankowego ani przesłanek odliczenia VAT. Dlatego procedura firmowa powinna łączyć weryfikację KSeF z akceptacją biznesową i księgową.
mdoFinanse pomaga przedsiębiorcom porządkować obieg dokumentów, odpowiedzialność pracowników i współpracę z księgowością w warunkach obowiązkowego KSeF. Zakres działania dobieramy do rzeczywistego procesu w firmie, bez zastępowania analizy gotowym, uniwersalnym schematem.
Sprawdź, jak rozdzielić weryfikację dokumentu, akceptację płatności i przekazanie faktury do księgowości.
