Straty, ubytki i kradzieże towaru w sklepie – jak je dokumentować i rozliczać?

Po inwentaryzacji albo zwykłym porównaniu magazynu z systemem może się okazać, że część towaru po prostu zniknęła. W sklepie przyczyną może być kradzież, uszkodzenie, przeterminowanie, naturalny ubytek albo niewyjaśniona różnica. Straty w towarach handlowych wpływają nie tylko na stan magazynu, lecz także na dokumentację, koszty podatkowe, KPiR lub księgi rachunkowe oraz – w określonych sytuacjach – VAT.

Najbezpieczniej nie zaczynać od pytania „gdzie to zaksięgować?”, lecz od ustalenia, co faktycznie stało się z towarem i jakie dowody to potwierdzają. Ten artykuł pokazuje kolejność działań przy brakach towarowych w sklepie stacjonarnym, internetowym lub hurtowni oraz wskazuje, które elementy rozliczenia wymagają szczególnej ostrożności.

Stan prawny: 20 sierpnia 2026 r.

Najpierw ustal, skąd wziął się brak towaru

Brak ujawniony w magazynie nie mówi jeszcze, czym jest strata z punktu widzenia podatków. Dopiero ustalenie przyczyny pozwala ocenić, czy mamy do czynienia z normalnym ryzykiem działalności handlowej, zdarzeniem losowym, likwidacją towaru, zaniedbaniem albo niedoborem wymagającym dalszego wyjaśnienia.

Straty w towarach handlowych to rzeczywiste zmniejszenie zapasu towarów przeznaczonych do sprzedaży, które nie wynika ze zwykłej sprzedaży. Pojęcie to może obejmować różne zdarzenia, dlatego sama różnica między stanem ewidencyjnym a faktycznym nie przesądza jeszcze o sposobie rozliczenia.

Kradzież, ubytek, zniszczenie czy niewyjaśniony niedobór?

Kradzież oznacza utratę towaru wskutek bezprawnego działania osoby trzeciej. Ubytek może wynikać z właściwości towaru albo normalnego procesu magazynowania i obrotu. Zniszczenie lub przeterminowanie oznacza, że towar fizycznie może nadal istnieć, ale utracił przydatność handlową. Niewyjaśniony niedobór to natomiast różnica, której przyczyny firma nie potrafi jeszcze wiarygodnie ustalić.

To rozróżnienie nie jest wyłącznie porządkowe. Im słabiej wyjaśniona przyczyna braku i im mniej dowodów, tym trudniej wykazać prawidłowość jego podatkowego ujęcia. Dlatego w pierwszej kolejności trzeba zamknąć etap ustalania faktów, a dopiero później podejmować decyzję księgową.

Co zrobić w dniu stwierdzenia braku towaru?

Po wykryciu niedoboru trzeba zabezpieczyć stan faktyczny i zebrać informacje, zanim magazyn zostanie dalej zmieniony przez sprzedaż, dostawy albo korekty. Dobra procedura pozwala później odtworzyć, kiedy powstała różnica, jak została wykryta i na jakiej podstawie firma zakwalifikowała zdarzenie.

Jak udokumentować stratę lub niedobór?

Dokumentacja powinna umożliwiać osobie spoza sklepu odtworzenie zdarzenia: jaki towar zniknął lub został zlikwidowany, kiedy ujawniono brak, jaka była jego wartość, co ustalono jako przyczynę i na jakich dowodach oparto te ustalenia. Sam zapis „niedobór magazynowy” jest zbyt ogólny, jeżeli za nim nie stoi materiał pokazujący przebieg zdarzenia.

Nie ma jednego uniwersalnego ustawowego formularza pod nazwą „protokół straty towaru” albo „protokół niedoboru towaru”, który automatycznie przesądzałby o podatkowym rozliczeniu. Wewnętrzny protokół lub karta zdarzenia jest praktycznym sposobem uporządkowania faktów, ale jego treść powinna odpowiadać rzeczywistym okolicznościom i być wsparta dostępnymi dowodami.

Jakie dane powinien zawierać dokument wewnętrzny?

Karta zdarzenia magazynowego: pięć sytuacji, pięć ścieżek rozliczenia

Nie każda strata wymaga takiego samego zestawu dokumentów ani prowadzi do identycznych wniosków podatkowych. Poniższa matryca służy jako punkt startowy do kwalifikacji zdarzenia, a nie jako automatyczna decyzja o zaliczeniu wartości towaru do kosztów.

Kiedy straty w towarach handlowych mogą wpływać na koszt podatkowy?

Utrata towaru nie staje się kosztem podatkowym wyłącznie dlatego, że została wykazana w magazynie. W PIT i CIT punktem wyjścia jest ogólna zasada związku kosztu z osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń. Podstawę stanowią odpowiednio ustawa o PIT w aktualnym tekście jednolitym oraz ustawa o CIT w aktualnym tekście jednolitym.

Kradzież towaru a koszt podatkowy wymaga oceny okoliczności konkretnej straty. Trzeba wykazać jej rzeczywisty charakter, gospodarczy związek z działalnością oraz wiarygodne udokumentowanie. Organy podatkowe w aktualnych interpretacjach zwracają również uwagę na to, czy strata nie jest skutkiem zaniedbania podatnika i czy firma podejmowała racjonalne działania ograniczające ryzyko. Przykładem takiego podejścia jest interpretacja opublikowana w bazie Eureka Ministerstwa Finansów.

Jak połączyć niedobór towaru z KPiR i spisem z natury?

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zakup materiałów i towarów handlowych ujmuje się obecnie w kolumnie 12, natomiast kolumna 15 służy do pozostałych wydatków z wyjątkiem kosztów wyłączonych z kosztów podatkowych. Wynika to bezpośrednio z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie KPiR.

Jeżeli po analizie strata stanowi koszt podatkowy, praktyczne ujęcie w KPiR polega na zmniejszeniu kwoty wcześniej wykazanej w kolumnie 12 i przeniesieniu wartości straty do kolumny 15 jako pozostałego wydatku. Gdy strata nie stanowi kosztu podatkowego, trzeba zmniejszyć kolumnę 12 bez ujmowania jej w kolumnie 15. To techniczne księgowanie jest skutkiem kwalifikacji podatkowej, a nie jej podstawą.

Spis z natury ma odzwierciedlać rzeczywisty stan towarów. Towar skradziony, zniszczony i faktycznie usunięty z zapasu albo inaczej utracony nie może zostać wykazany jako fizycznie istniejący tylko po to, aby zgadzał się stan systemowy. Szczegóły bieżącej ewidencji warto powiązać z zasadami dotyczącymi prowadzenia KPiR.

Jak rozliczyć niedobór w księgach rachunkowych?

W pełnych księgach niedobór ujawniony podczas inwentaryzacji wymaga wyjaśnienia i rozliczenia w księgach roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji. Art. 27 ustawy o rachunkowości wymaga odpowiedniego udokumentowania i powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg oraz wyjaśnienia różnic między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ewidencji.

W praktyce oznacza to, że sama różnica magazynowa nie powinna zostać „zamknięta” technicznym księgowaniem bez ustalenia jej przyczyny. Trzeba rozstrzygnąć m.in., czy niedobór jest zawiniony czy niezawiniony, czy powstaje roszczenie wobec osoby odpowiedzialnej oraz jaki jest ostateczny ekonomiczny charakter zdarzenia. Aktualny tekst ustawy o rachunkowości stanowi podstawę dla tego procesu.

Jeżeli sklep prowadzi księgi rachunkowe, opis procedury warto rozpatrywać łącznie z zasadami dotyczącymi pełnej księgowości, ponieważ sposób dekretacji zależy również od przyjętego planu kont i ustaleń jednostki.

Kradzież towaru a VAT – jakie dwa problemy trzeba rozdzielić?

Sama kradzież towaru nie jest odpłatną dostawą dokonaną przez właściciela i nie powinna być utożsamiana ze sprzedażą opodatkowaną VAT. Ustawa o VAT obejmuje m.in. odpłatną dostawę towarów, a Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawie C-435/03 wskazał, że kradzież jako taka nie stanowi dostawy towarów za wynagrodzeniem. Źródłem dla tego rozróżnienia są ustawa o VAT oraz wyrok TSUE w sprawie C-435/03.

Osobnym zagadnieniem jest VAT naliczony od zakupu utraconego towaru. Nie należy przyjmować automatycznie ani zasady „kradzież zawsze wymaga korekty”, ani zasady „kradzież nigdy nie wpływa na odliczenie”. Znaczenie mają przyczyna, sposób udokumentowania utraty, wcześniejszy związek zakupu z działalnością opodatkowaną oraz przepisy o korektach odliczenia.

Prawo unijne przewiduje szczególne zasady dla należycie udowodnionego lub potwierdzonego zniszczenia, utraty albo kradzieży. TSUE w sprawie C-127/22 podkreślił znaczenie należytego udokumentowania oraz obiektywnej utraty przydatności towarów przy ocenie korekty odliczenia. Dlatego przy istotnych kwotach skutki VAT powinny być ocenione odrębnie od samego kosztu dochodowego. Zobacz wyrok TSUE w sprawie C-127/22.

Zwykła kradzież a oszustwo lub wyłudzenie

Nie każda sytuacja opisywana potocznie jako „kradzież towaru” ma ten sam charakter. Jeżeli sklep sam wydał towar osobie podszywającej się pod kontrahenta albo został wprowadzony w błąd przy transakcji, trzeba przeanalizować przebieg dostawy, dokumenty sprzedaży, należność i VAT. Nie należy automatycznie przenosić na takie oszustwo zasad dotyczących fizycznego zabrania towaru z magazynu bez wiedzy właściciela.

Zwrot, reklamacja i przeterminowanie – kiedy to już inny problem?

Zwrot od klienta nie jest stratą tylko dlatego, że towar wraca do magazynu. Trzeba ocenić korektę sprzedaży, stan zwróconego produktu i dalsze przeznaczenie towaru. Jeżeli problem dotyczy właśnie zwrotów konsumenckich, reklamacji i korekt dokumentów sprzedaży, właściwym rozwinięciem jest poradnik o zwrotach i reklamacjach w sklepie internetowym.

Przeterminowanie lub uszkodzenie może natomiast prowadzić do realnej straty magazynowej, ale wymaga własnej dokumentacji: wykazu wycofanych pozycji, przyczyny utraty przydatności, sposobu likwidacji lub utylizacji oraz dowodów potwierdzających wykonane czynności. Nie powinno być opisywane protokołem kradzieży tylko dlatego, że efekt ekonomiczny – brak towaru możliwego do sprzedaży – jest podobny.

Zamknięcie zdarzenia: co powinno trafić do księgowości?

Księgowość potrzebuje informacji pozwalających połączyć zdarzenie magazynowe z rozliczeniem podatkowym. Sam dokument RW, korekta stanu albo arkusz inwentaryzacyjny zwykle nie wyjaśnia, dlaczego towaru brakuje i czy firma podjęła działania odpowiednie do sytuacji.

W handlu magazyn i księgowość często działają w różnych systemach. Informacja o przyczynie różnicy powinna więc trafić do osoby prowadzącej księgi przed zamknięciem okresu.

Podsumowanie – strata towaru zaczyna się od ustalenia faktów

Najważniejsza zasada jest prosta: księgowanie powinno być ostatnim etapem obsługi zdarzenia, a nie pierwszym. Najpierw trzeba ustalić rzeczywisty brak, jego przyczynę, wartość i dostępne dowody. Dopiero wtedy można bezpiecznie ocenić koszt podatkowy, właściwe ujęcie w KPiR lub księgach oraz skutki VAT.

Najwięcej ryzyka pojawia się przy brakach niewyjaśnionych, słabo udokumentowanych albo takich, w których nie wiadomo, czy przyczyną była kradzież, błąd magazynowy, likwidacja czy odpowiedzialność konkretnej osoby. Właśnie dlatego Karta zdarzenia magazynowego powinna łączyć dane z magazynu z informacją potrzebną do rozliczeń.

W mdoFinanse przy obsłudze firm handlowych zwracamy uwagę na spójność dokumentów magazynowych z księgowością i podatkami. Jeżeli sklep ma powtarzające się niedobory, znaczną jednorazową stratę albo niepewność dotyczącą VAT lub kosztu podatkowego, warto przeanalizować zdarzenie przed zamknięciem okresu rozliczeniowego.