Wnioski o zasiłki od 1 lipca 2026 r. – nowe zasady dla pracodawców i pracowników

Pracownik przesyła do firmy skan wniosku o zasiłek, dział kadr widzi zwolnienie w eZUS, ale nadal musi ustalić, kto wypłaca świadczenie i czy dokument powinien pozostać u pracodawcy, czy trafić do ZUS. Od tej decyzji zależą forma wniosku, sposób jego podpisania oraz dalszy obieg dokumentów.

Wnioski o zasiłki od 1 lipca 2026 r. można składać i przekazywać w szerszym zakresie elektronicznie. Zmiana nie oznacza jednak, że każdy skan można wysłać zwykłym e-mailem bezpośrednio do ZUS. Poniżej wyjaśniamy dwie ścieżki postępowania, wymagane dokumenty i procedurę, którą pracodawca może wdrożyć w firmie.

Stan prawny: 5 lipca 2026 r.

Wnioski o zasiłki od 1 lipca 2026 r. – co dokładnie się zmieniło?

Od 1 lipca 2026 r. uproszczono sposób składania wniosków i przekazywania dokumentów potrzebnych do ustalenia prawa do zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Zmiana obejmuje przede wszystkim formę dokumentów, elektroniczne kopie załączników i możliwość przekazywania dokumentacji do ZUS bez równoległego wysyłania wersji papierowej.

Nowe zasady składania wniosków o zasiłki w 2026 r. nie zmieniły automatycznie warunków nabycia prawa do świadczenia ani zasad obliczania jego wysokości. Pracodawca nadal musi rozpoznać rodzaj świadczenia, płatnika zasiłku oraz komplet wymaganych dokumentów. Zakres zmian opisuje oficjalny komunikat ZUS o zasadach obowiązujących od 1 lipca 2026 r..

Elektroniczne składanie wniosków o zasiłki to możliwość złożenia lub przekazania dokumentacji w postaci elektronicznej, przy czym wymagania zależą od odbiorcy. Inaczej wygląda przekazanie dokumentu do pracodawcy, a inaczej bezpośrednie złożenie go w ZUS.

Kto wypłaca zasiłek: pracodawca czy ZUS?

Pracodawca jest płatnikiem zasiłków, gdy zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób. Jeżeli zgłasza nie więcej niż 20 ubezpieczonych, prawo do zasiłku ustala i świadczenie wypłaca ZUS. Od tej zasady występują wyjątki, między innymi w odniesieniu do świadczeń za okres po ustaniu ubezpieczenia.

Liczby ubezpieczonych nie ustala się na podstawie bieżącego stanu zatrudnienia w dniu wpływu wniosku. Co do zasady bierze się pod uwagę stan na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Jeżeli płatnik nie zgłaszał wtedy nikogo do ubezpieczenia chorobowego, znaczenie ma pierwszy miesiąc, w którym dokonał takiego zgłoszenia. Szczegółową listę osób uwzględnianych i pomijanych publikuje ZUS na stronie kto jest płatnikiem zasiłku.

Nie należy utożsamiać liczby ubezpieczonych wyłącznie z liczbą pracowników etatowych. Do ustalenia statusu płatnika mogą być brane pod uwagę również inne osoby podlegające ubezpieczeniu chorobowemu, w tym określeni zleceniobiorcy. Zasady ubezpieczeń przy różnych podstawach zatrudnienia szerzej omawiamy w artykule różnice między umową o pracę a umową zlecenia.

Jak pracownik składa dokumenty, gdy zasiłek wypłaca pracodawca?

Gdy płatnikiem zasiłku jest pracodawca, osoba ubezpieczona może złożyć wniosek w postaci papierowej albo elektronicznej. ZUS wskazuje, że elektroniczny dokument może zostać przekazany przez wewnętrzny system pracodawcy, system kadrowo-płacowy, pocztę elektroniczną albo jako skan dokumentu.

Oznacza to, że wniosek o zasiłek e-mailem do pracodawcy może być dopuszczalny, jeżeli firma ustanowiła taki kanał przyjmowania dokumentów. Pracodawca powinien jednak zadbać o bezpieczeństwo danych, możliwość ustalenia nadawcy i daty wpływu oraz kontrolę kompletności dokumentacji. Są to rekomendacje organizacyjne, a nie dodatkowe warunki prawa do zasiłku wynikające wprost z nowelizacji.

Przyjmowanie dokumentów na prywatne skrzynki kierowników lub przez komunikatory utrudnia wykazanie terminu wpływu i zapewnienie poufności. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest jeden wskazany adres kadrowy albo firmowy system, w którym można odtworzyć historię przekazania dokumentu.

Jak złożyć dokumenty, gdy zasiłek wypłaca ZUS?

Gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS, osoba ubezpieczona może złożyć wniosek papierowo z własnoręcznym podpisem albo elektronicznie przez eZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych. Elektroniczny wniosek kierowany bezpośrednio do ZUS musi być podpisany podpisem kwalifikowanym, zaufanym, osobistym albo uwierzytelniony sposobem udostępnionym przez ZUS.

Zwykła wiadomość e-mail ze skanem przesłana na przypadkowy adres ZUS nie jest tym samym co prawidłowo złożony dokument elektroniczny. Przepisy wiążą skuteczne złożenie wniosku z określonym kanałem i sposobem potwierdzenia pochodzenia oraz integralności danych.

Jeżeli pracownik przekazał dokument swojemu pracodawcy, mimo że świadczenie wypłaca ZUS, pracodawca może przesłać go dalej w postaci papierowej albo jako załącznik, na przykład skan, do dokumentu elektronicznego wysłanego przez eZUS. Po prawidłowym elektronicznym przekazaniu nie trzeba dodatkowo wysyłać tej samej wersji papierowej.

Ile czasu pracodawca ma na przekazanie dokumentów do ZUS?

Jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS, płatnik składek powinien przekazać dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty świadczenia najpóźniej w ciągu 7 dni od ich otrzymania. Termin należy liczyć od rzeczywistego wpływu dokumentacji do pracodawcy, dlatego data odbioru powinna być możliwa do ustalenia. Zasadę tę potwierdza informacja ZUS o terminie przekazania dokumentów.

Samo pojawienie się e-ZLA na profilu pracodawcy nie zawsze zamyka komplet formalności. W zależności od rodzaju zasiłku i sytuacji ubezpieczonego ZUS może potrzebować wniosku, zaświadczenia płatnika składek albo dodatkowego oświadczenia. Przed wysyłką należy sprawdzić, czy dokumenty identyfikują osobę ubezpieczoną, okres świadczenia i podstawę ubiegania się o wypłatę.

Czy można przekazać skan, kopię albo elektroniczny załącznik?

Do wniosku można dołączyć dokumenty oryginalne, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem albo elektroniczne kopie dokumentów, na przykład skany. Zmiana umożliwia więc prowadzenie sprawy bez automatycznego dublowania każdego załącznika papierem.

Wnioski i dokumenty przekazane przez płatnika składek do ZUS jako załączniki do prawidłowo podpisanego dokumentu elektronicznego są równoważne pod względem skutków prawnych z dokumentami opatrzonymi własnoręcznym podpisem ubezpieczonego. Równoważność ta dotyczy ścieżki określonej w ustawie, a nie dowolnego przesłania pliku przez internet.

Kiedy ZUS lub pracodawca może zażądać oryginału?

Płatnik zasiłku może zażądać oryginału wniosku albo dokumentu, jeżeli powstaną wątpliwości co do zgodności kopii z oryginałem. Akceptowanie elektronicznych kopii nie oznacza więc, że papierowy dokument nigdy nie będzie potrzebny. Firma powinna poinformować pracowników, aby nie niszczyli oryginałów przed zakończeniem postępowania.

Które formularze mogą być potrzebne?

Zmiana od 1 lipca dotyczy przede wszystkim sposobu składania i przekazywania dokumentów. Nie należy przedstawiać jej jako wprowadzenia całkowicie nowych formularzy właśnie tego dnia. Oficjalna baza ZUS wskazuje, że część druków została zaktualizowana wcześniej, między innymi Z-15A i Z-15B w kwietniu 2026 r.

Aktualne formularze Z-15A, Z-15B, Z-3, Z-3a i inne dokumenty można sprawdzić w oficjalnym wykazie formularzy ZUS dotyczących zasiłku opiekuńczego. W przypadku osoby prowadzącej firmę dodatkowe znaczenie ma prawidłowe podleganie ubezpieczeniu chorobowemu oraz kompletność dokumentów; kontekst bieżących rozliczeń opisuje również strona rozliczenia ZUS w jednoosobowej działalności.

Matryca obiegu wniosku o zasiłek

Poniższa matryca pozwala połączyć w jednym miejscu płatnika świadczenia, odbiorcę wniosku, dopuszczalną formę i dalszą czynność. Najpierw należy ustalić właściwy wiersz, a dopiero potem wybrać kanał wysyłki.

Jak wdrożyć nowe zasady przyjmowania dokumentów w firmie?

Przepisy określają dopuszczalne postacie dokumentów i obowiązki wobec ZUS, ale nie projektują za pracodawcę całego wewnętrznego obiegu. Firma powinna więc połączyć wymagania ustawowe z procedurą zapewniającą terminowość, poufność i możliwość odtworzenia historii sprawy.

Co zrobić w sytuacjach granicznych?

Wniosek trafił do niewłaściwego odbiorcy

Jeżeli pracownik przekazał wniosek o zasiłek opiekuńczy pracodawcy, który nie wypłaca świadczenia, płatnik składek powinien przekazać dokument do ZUS. Nie należy ograniczać się do poinformowania pracownika, że sam ma rozpocząć procedurę od początku, jeżeli przepisy nakładają na płatnika obowiązek przekazania otrzymanej dokumentacji.

Dokument elektroniczny wysłano do ZUS bez właściwego podpisu

Niepodpisany plik wysłany poza przewidzianym kanałem może nie wywołać skutku prawidłowo złożonego wniosku. Należy sprawdzić status dokumentu w eZUS i w razie potrzeby złożyć go ponownie z prawidłowym podpisem albo sposobem uwierzytelnienia.

Kopia budzi wątpliwości

Jeżeli jakość skanu nie pozwala odczytać danych, dokument wygląda na niekompletny albo występują rozbieżności, płatnik zasiłku może zażądać oryginału. Akceptacja elektronicznych kopii nie wyłącza kontroli autentyczności i kompletności dokumentacji.

Postępowanie rozpoczęło się przed 1 lipca 2026 r.

Nowe brzmienie przepisów stosuje się także do postępowań wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia ustawy w życie. Przed zmianą sposobu dalszej korespondencji trzeba jednak sprawdzić etap sprawy i dokumenty już znajdujące się w ZUS lub u płatnika.

Co firma zyskuje dzięki uporządkowanemu obiegowi?

Prawidłowa procedura ogranicza ryzyko przeterminowania dokumentów, przekazania ich do niewłaściwego podmiotu i wielokrotnego proszenia pracownika o te same załączniki. Ułatwia również rozdzielenie odpowiedzialności między pracownika, dział kadr, biuro rachunkowe i osobę wysyłającą dokumenty do ZUS.

Korzyścią nie jest wyłącznie szybsza obsługa. Rejestr wpływu i potwierdzenie wysyłki pozwalają wykazać, kiedy firma otrzymała dokument, jak go zweryfikowała i kiedy wykonała swój obowiązek. Ma to znaczenie przy reklamacjach pracownika, pytaniach ZUS oraz wewnętrznej kontroli pracy działu kadrowego.

Podsumowanie – prawidłowy obieg zaczyna się od ustalenia płatnika

Dla wniosków o zasiłki od 1 lipca 2026 r. najważniejsze jest rozdzielenie dwóch ścieżek. Pracodawca wypłacający zasiłek może przyjąć wniosek papierowo lub elektronicznie. Gdy płatnikiem jest ZUS, bezpośredni dokument elektroniczny wymaga właściwego kanału i uwierzytelnienia, a pracodawca otrzymujący dokumenty powinien przekazać je do ZUS w ciągu 7 dni.

Elektroniczne kopie i skany ułatwiają obsługę, ale nie zwalniają z kontroli formularza, załączników i daty wpływu. Płatnik zasiłku może również zażądać oryginału, jeżeli ma wątpliwości co do zgodności kopii.

mdoFinanse pomaga pracodawcom uporządkować dokumentację pracowniczą, terminy ZUS i bieżącą komunikację z osobami zatrudnionymi. Zakres wsparcia powinien odpowiadać rzeczywistemu podziałowi obowiązków w firmie i przyjętemu obiegowi dokumentów.