Zaległy urlop wypoczynkowy – do kiedy trzeba go wykorzystać i czy przepada?

Wrzesień często ujawnia problem, który przez wiele miesięcy pozostawał tylko pozycją w ewidencji kadrowej: pracownik nadal ma dni urlopu z poprzedniego roku, a pracodawca musi ustalić, co zrobić przed końcem miesiąca. Pytanie, do kiedy wykorzystać zaległy urlop, ma znaczenie nie tylko organizacyjne – chodzi również o prawidłowe wykonanie obowiązków wynikających z Kodeksu pracy.

W tym artykule wyjaśniamy, co dokładnie oznacza termin 30 września, czy po tej dacie urlop przepada, kiedy może się przedawnić, jak traktować urlop na żądanie oraz co powinien zrobić pracodawca, gdy pracownik nie wykorzystuje zaległości urlopowej.

Stan prawny: 25 września 2026 r.

Do kiedy wykorzystać zaległy urlop? Co dokładnie oznacza 30 września?

Zaległy urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Tak stanowi art. 168 Kodeksu pracy. Jeżeli więc pracownik nie wykorzystał części urlopu należnego za 2025 r., pracodawca powinien udzielić mu tego urlopu najpóźniej do 30 września 2026 r.

Termin ten dotyczy udzielenia zaległego urlopu, a nie obowiązku zakończenia całego wypoczynku do ostatniego dnia września. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że zaległy urlop za dany rok powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września kolejnego roku. Oznacza to, że część urlopu może przypadać już na październik, jeżeli urlop został prawidłowo rozpoczęty do 30 września.

Takie rozumienie terminu prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy w materiale „Prawo do wypoczynku ma być realizowane w naturze”. Dla pracodawcy oznacza to, że nie trzeba „wciskać” wszystkich pozostałych dni w kalendarz przed końcem września, ale trzeba odpowiednio wcześniej zaplanować rozpoczęcie zaległego urlopu.

Czy zaległy urlop przepada po 30 września?

Nie. Przekroczenie 30 września nie powoduje automatycznego wygaśnięcia prawa pracownika do zaległego urlopu. Urlop nadal pozostaje do wykorzystania, natomiast pracodawca, który bez uzasadnionej przyczyny nie udzielił go w ustawowym terminie, może naruszać przepisy o urlopach wypoczynkowych.

Państwowa Inspekcja Pracy potwierdza, że samo przekroczenie terminu z art. 168 Kodeksu pracy nie oznacza utraty urlopu. Jednocześnie roszczenie pracownika nie istnieje bezterminowo – podlega przedawnieniu na zasadach określonych w art. 291 Kodeksu pracy. Aktualne wyjaśnienia można znaleźć w materiale PIP „Zaległy urlop wypoczynkowy – najważniejsze zasady”.

Kiedy zaległy urlop się przedawnia?

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne. W odniesieniu do zaległego urlopu Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że przy obecnym terminie wynikającym z art. 168 Kodeksu pracy trzyletni okres przedawnienia roszczenia o urlop zaległy liczy się od 1 października roku następującego po roku, za który urlop przysługiwał.

Przykładowo, dla urlopu należnego za 2025 r., który powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 r., zasadniczym punktem odniesienia dla biegu przedawnienia jest 1 października 2026 r. Nie należy jednak sprowadzać całego zagadnienia do prostego „30 września plus 3 lata”, ponieważ Kodeks pracy przewiduje sytuacje wpływające na bieg przedawnienia.

Szczególne znaczenie ma art. 293¹ Kodeksu pracy. Zgodnie z nim bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego. Dlatego przy wieloletnich zaległościach urlopowych nie należy usuwać dni z ewidencji wyłącznie na podstawie prostego rachunku kalendarzowego bez sprawdzenia historii zatrudnienia i nieobecności.

Szersze wyjaśnienie zasad przedawnienia przedstawia PIP w opracowaniu „Urlop wypoczynkowy”.

Czy zaległy urlop powinien być wykorzystany przed bieżącym?

Co do zasady zaległy urlop powinien zostać rozliczony przed urlopem bieżącym. Państwowa Inspekcja Pracy odwołuje się w tym zakresie do wyroku Sądu Najwyższego z 9 maja 2013 r., sygn. II PK 199/12, wskazując, że zaległy urlop powinien być udzielany przed urlopem przysługującym za bieżący rok.

Dla działu kadr ma to konkretne znaczenie przy prowadzeniu ewidencji. Jeżeli pracownik ma jednocześnie urlop zaległy i bieżący, dokumentacja powinna pozwalać ustalić, z której puli rozliczane są poszczególne dni. Ma to znaczenie szczególnie przed 30 września oraz przy późniejszej ocenie, czy najstarsze roszczenia nie zbliżają się do przedawnienia.

Jeżeli problem dotyczy nie terminu wykorzystania urlopu, lecz ustalenia samego wymiaru 20 lub 26 dni po zmianach w stażu pracy, zobacz również artykuł umowa zlecenie i działalność gospodarcza a wymiar urlopu.

Co z niewykorzystanym urlopem na żądanie?

Niewykorzystana część urlopu na żądanie przechodzi na następny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy, ale nie obejmuje jej termin 30 września wynikający z art. 168 Kodeksu pracy. Wynika to z tego, że art. 168 wprost wyłącza część urlopu udzielaną na zasadach art. 167² Kodeksu pracy.

Urlop na żądanie nie jest dodatkową pulą ponad urlop wypoczynkowy. W danym roku pracownik może skorzystać w tym trybie maksymalnie z 4 dni, ale jeżeli ich nie wykorzysta, niewykorzystane dni nie „przechodzą” jako dodatkowe 4 dni urlopu na żądanie w kolejnym roku. Stają się zwykłą częścią niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Takie stanowisko przedstawia PIP w odpowiedzi dotyczącej niewykorzystanego urlopu na żądanie.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?

Poza okresem wypowiedzenia zagadnienie jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu zaległego urlopu nie jest całkowicie jednoznaczne. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia zaległego urlopu do 30 września, a orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszcza zobowiązanie pracownika do jego wykorzystania. Jednocześnie w materiałach PIP wskazywane jest ostrożniejsze podejście do jednostronnego narzucenia konkretnej daty poza okresem wypowiedzenia.

PIP opisuje zarówno wyroki Sądu Najwyższego wskazujące, że wykorzystanie zaległego urlopu w ustawowym terminie nie wymaga zgody pracownika, jak i stanowisko Departamentu Prawnego GIP, zgodnie z którym bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zobowiązanie pracownika do wskazania terminu wykorzystania zaległości, a nie samodzielne wyznaczanie konkretnej daty wbrew jego woli. Szczegółowe stanowiska zestawiono w odpowiedzi PIP „Czy pracodawca może wysłać pracownika bez jego zgody na urlop zaległy?”.

Okres wypowiedzenia jest wyjątkiem

W okresie wypowiedzenia sytuacja jest prostsza. Art. 167¹ Kodeksu pracy stanowi, że pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca udzieli go w tym okresie. W takim przypadku zgoda pracownika nie jest potrzebna.

Co jeśli pracownik nie może wykorzystać urlopu do 30 września?

Nie każda niewykorzystana zaległość oznacza wykroczenie pracodawcy. Jeżeli wykorzystanie urlopu jest obiektywnie niemożliwe z przyczyn przewidzianych w prawie pracy, np. z powodu choroby pracownika powodującej przesunięcie albo przerwanie urlopu, ocena sytuacji jest inna niż wtedy, gdy pracodawca po prostu nie zaplanował zaległych dni.

Dlatego przed 30 września warto rozdzielić pracowników na dwie grupy: osoby, którym można jeszcze udzielić zaległego urlopu, oraz osoby, u których występuje usprawiedliwiona przeszkoda. Samo pozostawienie zaległości bez analizy przyczyny nie jest dobrą praktyką kadrową.

Zaległy urlop przy rozwiązaniu umowy – urlop czy ekwiwalent?

W trakcie trwania zatrudnienia urlop powinien być co do zasady wykorzystany w naturze. Ekwiwalent pieniężny pojawia się zasadniczo w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Art. 171 § 1 Kodeksu pracy przewiduje ekwiwalent za niewykorzystany urlop, gdy pracownik nie wykorzysta go w całości lub części przed zakończeniem zatrudnienia.

Od 27 stycznia 2026 r. Kodeks pracy określa również termin wypłaty ekwiwalentu. Co do zasady pracodawca wypłaca go w terminie wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent wypłaca się w ciągu 10 dni od dnia zakończenia stosunku pracy. Zmianę wprowadzono ustawą z 4 grudnia 2025 r.

W okresie wypowiedzenia pracodawca może natomiast udzielić urlopu na podstawie art. 167¹ Kodeksu pracy. Jeżeli pracownik wykorzysta należne dni przed ustaniem zatrudnienia, w tej części nie powstanie obowiązek wypłaty ekwiwalentu.

Co grozi pracodawcy za nieudzielenie zaległego urlopu?

Nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Od 8 lipca 2026 r. art. 282 § 1 Kodeksu pracy przewiduje za takie naruszenie grzywnę od 2 000 zł do 60 000 zł.

To istotna zmiana, ponieważ w starszych opracowaniach nadal można spotkać wcześniejszy przedział 1 000–30 000 zł. Podwyższenie sankcji wprowadziła ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, która w tym zakresie weszła w życie 8 lipca 2026 r. Aktualne brzmienie zmiany można sprawdzić w Dzienniku Ustaw – Dz.U. 2026 poz. 473.

Jeżeli firma przygotowuje się do kontroli albo chce uporządkować dokumentację zatrudnienia, pomocny może być także poradnik kontrola PIP i ZUS w firmie – dokumenty i najczęstsze błędy.

Matryca zaległego urlopu – co zrobić w konkretnej sytuacji?

Jak uporządkować zaległe urlopy przed 30 września?

Jeżeli firma nie prowadzi własnego działu HR albo chce uporządkować ewidencję urlopową, rozwiązaniem może być zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa pracowników. Przy zaległych urlopach szczególnie ważne jest połączenie dokumentacji kadrowej z ewidencją czasu pracy i prawidłowym rozliczeniem zakończenia zatrudnienia.

Podsumowanie – 30 września to termin, a nie data utraty urlopu

Zaległy urlop powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Termin można zachować, gdy pracownik rozpocznie korzystanie z zaległego urlopu 30 września, nawet jeśli kolejne dni wolne przypadają już w październiku.

Przekroczenie 30 września nie powoduje automatycznego „skasowania” urlopu. Trzeba jednak odrębnie sprawdzić przedawnienie roszczenia, przyczynę niewykorzystania urlopu oraz to, czy nie występowały okoliczności wpływające na bieg przedawnienia. Po stronie pracodawcy pozostaje również ryzyko odpowiedzialności za naruszenie przepisów o urlopach – od 8 lipca 2026 r. sankcja z art. 282 § 1 Kodeksu pracy wynosi od 2 000 zł do 60 000 zł.

W mdoFinanse pomagamy pracodawcom uporządkować ewidencję urlopową, dokumentację pracowniczą i rozliczenia związane z zakończeniem zatrudnienia. Przy większej liczbie pracowników dobrze prowadzona dokumentacja pozwala szybko ustalić, z którego roku pochodzi urlop, jaki termin go dotyczy i jakie działanie należy podjąć.