Zawieszenie działalności gospodarczej to rozwiązanie, które może okazać się przydatne w trudniejszych momentach prowadzenia biznesu, gdy dalsze funkcjonowanie firmy staje się chwilowo niemożliwe lub nieopłacalne. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność, jak i wspólników spółek wpisanych do KRS. Przedsiębiorcy często zastanawiają się, jakie działania mogą podejmować w czasie zawieszenia oraz jakie koszty można rozliczać w tym okresie.
Czym jest zawieszenie działalności gospodarczej i kto może z niego skorzystać?
Zawieszenie działalności gospodarczej to czasowe wstrzymanie prowadzenia firmy bez konieczności jej likwidacji. Dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG zawieszenie może trwać minimum 30 dni, natomiast dla podmiotów zarejestrowanych w KRS – od 30 dni do maksymalnie 24 miesięcy. W okresie zawieszenia firma formalnie istnieje, ale przedsiębiorca nie może wykonywać podstawowych czynności związanych z działalnością, takich jak sprzedaż towarów czy świadczenie usług.
Z zawieszenia mogą skorzystać przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek cywilnych, jawnych, partnerskich i komandytowych, o ile nie zatrudniają pracowników na umowę o pracę.
Jakie aktywności są dozwolone w okresie zawieszenia działalności gospodarczej?
Choć zawieszenie działalności oznacza zaprzestanie prowadzenia bieżącej działalności operacyjnej, przedsiębiorca nadal może podejmować określone działania, które są niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów. Zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców, w okresie zawieszenia przedsiębiorca może m.in.:
- Wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, takie jak rozwiązywanie zawartych wcześniej umów, regulowanie zobowiązań powstałych przed zawieszeniem czy kontynuowanie działań zabezpieczających majątek firmy.
- Przyjmować należności oraz regulować zobowiązania, które powstały przed datą zawieszenia działalności, np. spłaty rat leasingowych, opłat za utrzymanie serwisów internetowych czy najmu biura.
- Zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, co pozwala na optymalizację kosztów i zabezpieczenie płynności finansowej.
- Uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością prowadzoną przed zawieszeniem.
- Wykonywać obowiązki nakazane przepisami prawa, takie jak składanie sprawozdań finansowych czy deklaracji podatkowych za okresy poprzedzające zawieszenie.
- Osiągać przychody z działalności prowadzonej przed zawieszeniem, np. z lokat firmowych czy innych inwestycji finansowych.
- Podlegać kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców, co oznacza, że organy skarbowe mają prawo do weryfikacji działalności nawet w okresie zawieszenia.
Rozliczanie kosztów w okresie zawieszenia działalności gospodarczej
W czasie zawieszenia działalności, przedsiębiorca może nadal ponosić i rozliczać koszty, które mają na celu zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Należą do nich m.in.:
- Koszty związane z utrzymaniem majątku firmy, takie jak opłaty za media, ubezpieczenia majątku, czy koszty napraw wynikające z nieprzewidzianych awarii.
- Wydatki na utrzymanie serwisów internetowych i innych usług koniecznych do prowadzenia działalności po wznowieniu.
- Opłaty związane z leasingiem czy wynajmem biura, o ile umowy te zostały zawarte przed zawieszeniem działalności.
- Uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością prowadzoną przed zawieszeniem.
- Wykonywać obowiązki nakazane przepisami prawa, takie jak składanie sprawozdań finansowych czy deklaracji podatkowych za okresy poprzedzające zawieszenie.
- Osiągać przychody z działalności prowadzonej przed zawieszeniem, np. z lokat firmowych czy innych inwestycji finansowych.
- Podlegać kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców, co oznacza, że organy skarbowe mają prawo do weryfikacji działalności nawet w okresie zawieszenia.
Dokumentowanie i uzasadnianie kosztów podczas zawieszenia
Podczas zawieszenia działalności przedsiębiorca powinien szczególnie dbać o dokumentowanie i uzasadnianie ponoszonych kosztów. Każdy wydatek musi być powiązany z działalnością firmy i mieć na celu zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. W razie kontroli skarbowej przedsiębiorca musi być w stanie wykazać, że poniesione koszty były uzasadnione i niezbędne dla prowadzonej działalności. Ważne jest, aby dokumentować każde zobowiązanie i poniesiony koszt, np. faktury, umowy, potwierdzenia płatności, które jasno wskazują związek z działalnością gospodarczą. Uzasadnianie poniesionych wydatków poprzez przedstawienie ich powiązania z potrzebą zabezpieczenia lub zachowania źródeł przychodów pozwoli uniknąć zakwestionowania ich przez organy skarbowe. Spójność dokumentacji z okresu zawieszenia jest kluczowa, aby w razie kontroli łatwo było wykazać powiązanie kosztów z normalną działalnością firmy. Prawidłowe dokumentowanie i uzasadnianie kosztów jest niezbędne, aby uniknąć problemów z organami skarbowymi i zapewnić bezproblemowe wznowienie działalności w przyszłości.
