Szkolenie pracownika i zleceniobiorcy a koszty uzyskania przychodu – kiedy firma może ująć wydatek?

Firma opłaca pracownikowi kurs, studia podyplomowe albo specjalistyczne szkolenie i pojawia się pytanie, czy taki wydatek można zaliczyć do kosztów podatkowych. Jeszcze więcej wątpliwości powstaje wtedy, gdy kształci się nie pracownik, lecz zleceniobiorca. Szkolenie pracownika jako koszt uzyskania przychodu nie jest rozliczane wyłącznie na podstawie faktury – trzeba wykazać gospodarczy cel wydatku i jego związek z działalnością.

W artykule pokazujemy, jak oceniać finansowanie kształcenia pracownika i zleceniobiorcy, jakie znaczenie ma forma współpracy, co przygotować dla księgowości oraz kiedy wydatek może wymagać szczególnie dokładnego uzasadnienia.

Stan prawny: 26 września 2026 r.

Kiedy szkolenie pracownika jest kosztem uzyskania przychodu?

Szkolenie pracownika może stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli pracodawca ponosi wydatek w związku z prowadzoną działalnością i może racjonalnie wykazać jego wpływ na osiąganie przychodów albo zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła. W przypadku podatników PIT podstawą oceny jest art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, a w spółkach będących podatnikami CIT – art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Nie ma jednej zamkniętej listy szkoleń, które zawsze stanowią koszt. Inaczej ocenia się kurs obsługi programu używanego przez pracownika w codziennej pracy, a inaczej kosztowny kurs niezwiązany z jego stanowiskiem ani działalnością pracodawcy. Im bardziej bezpośredni związek szkolenia z obowiązkami zawodowymi, działalnością firmy lub planowanym rozwojem usług, tym łatwiej uzasadnić gospodarczy charakter wydatku.

Kodeks pracy odrębnie reguluje podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników. Zgodnie z art. 103¹ § 1 chodzi o zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Art. 103³ pozwala pracodawcy przyznać dodatkowe świadczenia, w tym pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Aktualny tekst Kodeksu pracy jest dostępny w Elektronicznym Dzienniku Ustaw.

Państwowa Inspekcja Pracy również wskazuje, że kształcenie może przybierać różne formy – od krótkich kursów po studia podyplomowe – a wyrażenie przez pracodawcę zgody na podnoszenie kwalifikacji wywołuje określone skutki na gruncie prawa pracy. Szczegółowe omówienie znajduje się w materiale PIP „Prawne i faktyczne ramy dokształcania pracowników”.

Co zmienia forma współpracy: pracownik a zleceniobiorca?

Różnica nie polega na tym, że szkolenie pracownika jest automatycznie kosztem, a szkolenie zleceniobiorcy nim nie jest. W obu przypadkach dla kosztu podatkowego trzeba wykazać gospodarczy związek wydatku z działalnością. Inaczej wyglądają jednak przepisy dotyczące samego kształcenia i potencjalnego przychodu po stronie osoby szkolonej.

Pracownik jest objęty regulacjami Kodeksu pracy dotyczącymi podnoszenia kwalifikacji. Zleceniobiorca wykonuje natomiast umowę cywilnoprawną, dlatego nie stosuje się do niego automatycznie pracowniczych uprawnień szkoleniowych. Jeśli potrzebujesz szerszego porównania obu form współpracy, zobacz artykuł umowa o pracę a umowa zlecenie – różnice podatkowe i ZUS.

Dla kosztu firmy najważniejsze pozostaje jednak pytanie, czy szkolenie jest finansowane dlatego, że firma potrzebuje określonych kompetencji do świadczenia usług, realizacji zlecenia, obsługi klientów, wdrożenia nowego procesu lub ograniczenia ryzyka biznesowego.

Czy szkolenie zleceniobiorcy może być kosztem firmy?

Tak, wydatek na szkolenie zleceniobiorcy nie jest z góry wyłączony z kosztów podatkowych. Trzeba jednak wykazać, że został poniesiony w interesie firmy, jest celowy i racjonalny, ma związek z jej przychodami oraz został odpowiednio udokumentowany.

Dobrym punktem odniesienia jest interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 3 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.50.2026.2.JM. Sprawa dotyczyła spółki finansującej zleceniobiorcy będącemu psychoterapeutą m.in. superwizje, terapię własną szkoleniową, staż kliniczny oraz specjalistyczne seminaria, warsztaty i konferencje. Organ zaakceptował możliwość ujęcia tych wydatków w kosztach CIT, ponieważ w opisanym stanie faktycznym służyły działalności spółki, były racjonalnie uzasadnione i odpowiednio udokumentowane. Treść rozstrzygnięcia można sprawdzić w publikacji zawierającej interpretację z 3 kwietnia 2026 r..

Ta interpretacja nie oznacza, że każde szkolenie dowolnego zleceniobiorcy można księgować jako koszt. Istotne były konkretne okoliczności: zleceniobiorca wykonywał specjalistyczne usługi na rzecz spółki, firma określała wymagania dotyczące kształcenia, zdobywane kompetencje służyły świadczonym przez nią usługom, a koszty były dokumentowane fakturami wystawianymi na spółkę oraz dodatkowymi dokumentami dotyczącymi uczestnictwa.

Czy faktura za szkolenie wystarczy do ujęcia wydatku w kosztach?

Faktura potwierdza poniesienie wydatku, ale sama nie rozstrzyga, czy wydatek spełnia podatkową definicję kosztu uzyskania przychodu. Firma powinna być w stanie wykazać również cel szkolenia, związek z działalnością i przyczynę finansowania nauki konkretnej osoby.

Dokumentacja nie musi w każdym przypadku wyglądać identycznie. Przy jednodniowym szkoleniu dotyczącym programu wykorzystywanego przez księgową wystarczające uzasadnienie może być znacznie prostsze niż przy finansowaniu kilkuletnich studiów podyplomowych albo kosztownej ścieżki certyfikacyjnej zleceniobiorcy.

Czy opłacone szkolenie jest przychodem pracownika?

W przypadku pracownika ustawa o PIT przewiduje zwolnienie dla wartości świadczeń przyznanych przez pracodawcę zgodnie z odrębnymi przepisami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT. Zwolnienie nie obejmuje wynagrodzenia otrzymywanego za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

Ocena podatkowa po stronie pracownika powinna więc uwzględniać to, czy finansowanie odbywa się w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych w rozumieniu przepisów prawa pracy. Aktualny tekst ustawy o PIT można sprawdzić w Elektronicznym Dzienniku Ustaw – ustawa o PIT.

To kolejny powód, dla którego nie należy łączyć w jednym zdaniu dwóch różnych kwestii: kosztu firmy oraz przychodu pracownika. Ten sam wydatek trzeba czasem przeanalizować równolegle po obu stronach.

A co z przychodem zleceniobiorcy z tytułu finansowanego szkolenia?

Nie można automatycznie stosować do zleceniobiorcy pracowniczego zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT. Jednocześnie samo sfinansowanie szkolenia nie musi w każdej sytuacji tworzyć przychodu z nieodpłatnego świadczenia – znaczenie ma to, w czyim interesie odbywa się szkolenie i jakie są realne warunki współpracy.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 2 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.143.2026.2.JK2, dotyczącej tego samego modelu współpracy z psychoterapeutą, organ uznał, że szkolenia wymagane przez spółkę i służące jej interesom nie powodowały w przedstawionym stanie faktycznym przychodu zleceniobiorcy z nieodpłatnych świadczeń. Interpretację można sprawdzić w publikacji zawierającej rozstrzygnięcie z 2 kwietnia 2026 r..

Nie należy przenosić tego wniosku bezpośrednio na każde szkolenie zleceniobiorcy. Interpretacja chroni w granicach opisanego stanu faktycznego, a wynik może być inny, gdy firma finansuje przede wszystkim ogólny rozwój zawodowy osoby, szkolenie nie jest potrzebne do wykonywania zlecenia albo zleceniobiorca uzyskuje samodzielną, osobistą korzyść niezwiązaną z potrzebami zleceniodawcy.

Sytuacje graniczne: kiedy związek szkolenia z firmą jest słabszy?

Najwięcej ostrożności wymagają wydatki, przy których zakres nauki wykracza daleko poza aktualne lub realnie planowane obowiązki uczestnika. Przykładem może być kurs rozwijający osobiste zainteresowania pracownika, studia bez związku z profilem działalności albo szkolenie zleceniobiorcy, które daje mu uniwersalne kwalifikacje, ale firma nie potrafi wskazać, do czego wykorzysta je w ramach konkretnego zlecenia.

Nie oznacza to, że szkolenie musi dotyczyć wyłącznie obecnego stanowiska. Koszt może mieć związek także z planowanym rozwojem firmy, nową usługą, zmianą zakresu odpowiedzialności albo wdrożeniem technologii. Taki przyszły cel powinien jednak wynikać z rzeczywistych planów, a nie zostać dopisany po fakcie wyłącznie w celu obrony kosztu.

Jak forma opodatkowania firmy wpływa na rozliczenie szkolenia?

Artykuł o kosztach podatkowych ma znaczenie przede wszystkim dla przedsiębiorców rozliczających dochód, czyli takich, u których koszty uzyskania przychodów wpływają na podstawę opodatkowania. Dotyczy to m.in. JDG na skali podatkowej lub podatku liniowym oraz spółek rozliczających CIT na zasadach ogólnych.

Przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych co do zasady ustala podatek od przychodu, a nie od dochodu pomniejszonego o zwykłe koszty działalności. Dlatego nawet gospodarczo uzasadniony wydatek na szkolenie nie działa u niego podatkowo w taki sam sposób jak u podatnika rozliczającego dochód.

Zakup szkolenia od trenera to inny problem niż finansowanie uczestnika

Warto rozróżnić dwie sytuacje. Jeżeli firma kupuje od trenera usługę przeprowadzenia szkolenia dla swojego zespołu, analizuje zakup usługi szkoleniowej. Jeżeli natomiast opłaca indywidualny kurs, studia albo certyfikację pracownika lub zleceniobiorcy, dodatkowo pojawia się pytanie o związek kształcenia konkretnej osoby z działalnością firmy i ewentualne skutki po jej stronie.

Jeżeli problem dotyczy nie uczestnika szkolenia, lecz sposobu współpracy z osobą prowadzącą zajęcia, pomocny będzie osobny poradnik: umowa z trenerem szkoleniowym – B2B, zlecenie i rozliczenia.

Co zrobić przed zaksięgowaniem kosztu szkolenia?

Przed ujęciem większego wydatku na kształcenie dobrze przeprowadzić krótką kontrolę dokumentów. Celem nie jest tworzenie rozbudowanej teczki do każdego webinaru, lecz upewnienie się, że księgowość posiada informacje potrzebne do prawidłowej oceny kosztu.

Podsumowanie – kiedy kształcenie pracownika lub zleceniobiorcy jest kosztem firmy?

Szkolenie pracownika jako koszt uzyskania przychodu powinno być oceniane przede wszystkim przez pryzmat celu gospodarczego, związku z działalnością oraz dokumentacji. Podobna ogólna zasada dotyczy szkolenia zleceniobiorcy, ale jego sytuacja wymaga osobnej analizy w zakresie PIT i nie może być automatycznie utożsamiana z zasadami prawa pracy.

Najlepiej udokumentowane wydatki to takie, przy których firma potrafi przedstawić spójną odpowiedź na trzy pytania: dlaczego finansuje kształcenie, w jaki sposób zdobyta wiedza będzie wykorzystywana i z jakimi przychodami, usługami lub ryzykiem biznesowym wiąże się wydatek. Przy długich, kosztownych lub nietypowych formach edukacji warto przeprowadzić tę analizę przed zaksięgowaniem dokumentu, a nie dopiero w razie kontroli.

mdoFinanse wspiera przedsiębiorców w ocenie kosztów, dokumentacji pracowniczej i rozliczeniach osób zatrudnionych na umowach o pracę i cywilnoprawnych. Przy finansowaniu szkolenia możemy pomóc uporządkować dokumenty i wskazać, jakie informacje są potrzebne do prawidłowego ujęcia wydatku w księgowości.