Ubezpieczenie na życie prezesa lub członka zarządu – kiedy składka jest kosztem spółki?

Spółka ma opłacać polisę prezesa, a do księgowości trafia harmonogram miesięcznych składek. Przed zaksięgowaniem wydatku trzeba jednak przeczytać także umowę i warunki ochrony. Ubezpieczenie na życie prezesa a koszt podatkowy to zagadnienie, w którym znaczenie mają zarówno obowiązki osoby ubezpieczonej, jak i prawa do pieniędzy z polisy.

Jeżeli zarządzasz spółką z o.o. lub odpowiadasz za jej finanse, zacznij od ustalenia statusu prezesa, podstawy przyznania świadczenia i konstrukcji ubezpieczenia. Poniższe zasady dotyczą przede wszystkim klasycznego CIT. Pomagają zebrać informacje do rozliczenia konkretnej składki, bez utożsamiania każdej polisy z kosztem uzyskania przychodów.

Stan prawny: 12 września 2026 r.

Punktem wyjścia jest art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Ocenę ogólnego celu wydatku trzeba połączyć ze sprawdzeniem szczególnych ograniczeń, zwłaszcza gdy ubezpieczony jest pracownikiem albo wspólnikiem.

Ubezpieczenie na życie prezesa a koszt podatkowy — co odczytać z polisy?

Do oceny kosztu potrzebna jest informacja, kto otrzymuje ochronę, komu przysługują świadczenia i kto może dysponować wartością umowy. Sama nazwa produktu oraz potwierdzenie przelewu nie pokazują tych elementów. Przygotuj polisę, ogólne warunki ubezpieczenia, czyli OWU, oraz wszystkie obowiązujące aneksy.

Najpierw upewnij się, że dokument dotyczy ubezpieczenia na życie. Polisa odpowiedzialności cywilnej członków zarządu, określana jako D&O, chroni przed innym rodzajem ryzyka. Wniosków dotyczących jednego produktu nie można automatycznie stosować do drugiego.

Kto jest ubezpieczającym, ubezpieczonym i uprawnionym do świadczenia?

Ubezpieczający zawiera umowę z towarzystwem, ubezpieczony jest objęty ochroną, a uprawniony otrzymuje określone świadczenie. W polisie prezesa te role mogą przypadać różnym osobom. Trzeba je odczytać oddzielnie dla poszczególnych zdarzeń, zamiast ograniczać się do nazwiska na pierwszej stronie dokumentu.

Spółka może występować jako ubezpieczający, prezes jako ubezpieczony, a wskazana osoba jako uposażony na wypadek śmierci. Uprawnienie do wypłaty z tytułu dożycia lub do wartości wykupu może być uregulowane inaczej. Ogólne podstawy ubezpieczenia na cudzy rachunek i wskazania uprawnionego zawierają art. 808 i 831 Kodeksu cywilnego.

Wskazanie rodziny prezesa jako uposażonych nie jest samodzielnym testem kosztu podatkowego. Należy zestawić je z podstawą świadczenia, statusem prezesa i pozostałymi warunkami umowy. Również fakt, że składkę płaci spółka, nie oznacza, że to ona otrzyma pieniądze z ubezpieczenia.

Co zmienia wykup, zwrot składek lub część inwestycyjna?

Prawa do pieniędzy z polisy wpływają na ocenę charakteru wydatku i wymagają osobnego sprawdzenia. Ustal, czy spółka może odzyskać środki, przenieść prawa, zmienić uprawnionego albo zakończyć umowę z wypłatą jej wartości. Potencjalnego prawa do wykupu nie należy utożsamiać z już otrzymanym zwrotem składek.

Przy ubezpieczeniu na życie z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym, czyli UFK, poproś o rozpisanie elementów produktu. Sama etykieta „inwestycyjna” nie wystarcza do rozstrzygnięcia, czy cała składka jest kosztem albo czy w całości trzeba ją wyłączyć. Potrzebna jest analiza uprawnień, sposobu finansowania i przepisów właściwych dla ubezpieczonego.

Nie rozdzielaj składki na podstawie własnego szacunku. Jeżeli dokumentacja nie pokazuje części ochronnej, inwestycyjnej lub składek dodatkowych, poproś ubezpieczyciela o pisemne wyjaśnienie. To praktyczna rekomendacja ułatwiająca ocenę, a nie uniwersalny ustawowy obowiązek sporządzania osobnego zestawienia.

Czy prezes na powołaniu i prezes na etacie podlegają tym samym zasadom?

Nie. Finansowanie ubezpieczenia pracownika wymaga sprawdzenia szczególnego przepisu, którego nie należy automatycznie stosować do osoby pełniącej funkcję wyłącznie z powołania. Jeżeli prezes łączy kilka statusów, ustal również, z jakiego tytułu przyznano mu polisę.

Ubezpieczenie prezesa na powołaniu

Brak umowy o pracę nie wyklucza sam w sobie kosztu składki. Spółka powinna wykazać związek świadczenia z wykonywaniem funkcji i działalnością, a następnie sprawdzić wyłączenia z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Ocena dotyczy rzeczywistej podstawy finansowania, nie samej nazwy stanowiska.

Dokument przyznający świadczenie powinien pozwalać ustalić osobę objętą ochroną, zasady opłacania składek oraz okres finansowania. Jeżeli obowiązek spółki wynika z uchwały, jej treść powinna odpowiadać zawartej polisie. Nie wystarczy sam wpis prezesa do KRS, ponieważ potwierdza funkcję, a nie warunki dodatkowego świadczenia.

Przykład korzystnej oceny polisy zarządu na powołaniu zawiera omówiona niżej interpretacja z 15 października 2025 r. Jej znaczenie polega na ocenie konkretnie opisanego świadczenia, a nie na ustanowieniu zwolnienia wszystkich takich wydatków z dalszej kontroli.

Ubezpieczenie prezesa będącego pracownikiem

Składka opłacana przez pracodawcę z tytułu umowy ubezpieczenia na rzecz pracownika podlega ograniczeniu z art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT. Wyjątek wymaga łącznego spełnienia warunków dotyczących rodzaju ryzyka, uprawnionego oraz zapisów umowy. Nie wystarczy, że produkt jest oferowany jako ubezpieczenie pracownicze.

Przepis odwołuje się do grup 1, 3 i 5 działu I oraz grup 1 i 2 działu II załącznika do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. Uprawnionym do otrzymania świadczenia nie może być pracodawca. Ponadto umowa przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego jej zawarcia lub odnowienia, musi wykluczać wypłatę wartości odstąpienia, zaciąganie zobowiązań pod zastaw praw z umowy oraz wypłatę z tytułu dożycia oznaczonego wieku.

Pełne warunki zawiera art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT. Hasło „polisa na pięć lat” nie oddaje treści regulacji: znaczenie ma sposób liczenia okresu oraz wymagane wyłączenia. Spełnienie tego wyjątku nie zastępuje wykazania ogólnych przesłanek kosztu.

Prezes jest także wspólnikiem — co dodatkowo sprawdzić?

Status wspólnika nie przekreśla kosztu, ale wymaga ustalenia, czy spółka finansuje świadczenie związane z wykonywaniem zadań, czy jednostronną korzyść wynikającą jedynie z posiadania udziałów. W tym rozróżnieniu istotny jest art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT.

Nie wystarczy nazwać składki „ekwiwalentem”. Dokumenty i faktyczne obowiązki powinny pokazywać, za jakie czynności lub pełnienie jakiej funkcji przysługuje świadczenie. Oddzielnym przepisem jest art. 16 ust. 1 pkt 38a, odnoszący się do określonych organów, m.in. rad nadzorczych. Nie należy utożsamiać ich z zarządem prowadzącym sprawy spółki. Podstawę rozróżnienia stanowią wyłączenia z kosztów w ustawie o CIT.

Co potwierdziła interpretacja KIS z 15 października 2025 r.?

Dyrektor KIS zaakceptował możliwość rozliczenia składek w opisanej sprawie dwóch członków zarządu, którzy byli jednocześnie wspólnikami i działali wyłącznie na podstawie powołania. Chodzi o interpretację nr 0111-KDWB.4010.122.2025.1.KKM.

Spółka przyznała dodatkowe świadczenie uchwałą i zawarła ubezpieczenie na życie i dożycie. Nie była uposażonym i nie mogła swobodnie dysponować wpłaconymi środkami. We wniosku powiązano finansowanie z wykonywaniem obowiązków zarządczych i zabezpieczeniem źródła przychodów.

Organ uznał, że opłacaniu składki odpowiada wykonywanie zadań na rzecz spółki, więc świadczenie nie było jednostronne. Nie zastosował także wyłączenia właściwego dla organów wskazanych w art. 16 ust. 1 pkt 38a. Pełny opis i uzasadnienie można przeczytać w treści interpretacji z 15 października 2025 r.; dokument jest zarejestrowany w systemie EUREKA Ministerstwa Finansów.

Przed wykorzystaniem tego rozstrzygnięcia porównaj status osoby, podstawę świadczenia, uprawnienia do pieniędzy i cel finansowania. Wniosek korzystny dla polisy na życie i dożycie członka zarządu na powołaniu nie znosi odrębnych warunków odnoszących się do polis pracowniczych.

Jak spółka uzasadnia finansowanie polisy?

Uzasadnienie powinno pokazywać konkretny związek wydatku z działalnością. Ogólny zapis „dla dobra spółki” nie wyjaśnia, dlaczego ubezpieczenie otrzymuje określona osoba ani jak finansowanie wiąże się z jej zadaniami. Nie trzeba przypisywać składki do jednej faktury sprzedaży, ale trzeba przedstawić racjonalny cel wydatku.

Opisz rolę prezesa w realizacji kontraktów, organizacji pracy lub utrzymaniu relacji biznesowych oraz miejsce polisy w zasadach jego wynagradzania. Korzyść osobista osoby ubezpieczonej nie oznacza jeszcze braku związku z interesem spółki. Ten związek trzeba jednak wykazać zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Jeśli świadczenie z polisy ma otrzymać rodzina prezesa, nie opisuj go jako pieniędzy, które spółka dostanie na zastępstwo zarządzającego. Cel biznesowy i mechanizm wypłaty muszą być ze sobą zgodne. Nie dopisuj też podróży służbowych ani szczególnego ryzyka zawodowego, gdy nie występują w rzeczywistości.

Jakie dokumenty przekazać do rozliczenia składki?

Przekaż komplet, z którego można ustalić zobowiązanie spółki, zakres ochrony, uprawnienia i poniesienie wydatku. Potwierdzenie zapłaty pokazuje przepływ pieniędzy, ale nie wszystkie warunki kosztu. Dokumenty do rozliczenia polisy prezesa najlepiej zebrać przed pierwszym ujęciem składki.

W mdoFinanse rekomendujemy przekazanie:

• polisy, OWU, dodatkowych warunków i aktualnych aneksów;
• uchwały lub umowy będącej podstawą finansowania świadczenia;
• informacji o powołaniu, zatrudnieniu i statusie wspólnika;
• harmonogramu składek oraz potwierdzeń ich opłacenia;
• danych o uprawnionych do wypłat, wykupu i zwrotu środków;
• rozpisania składki, jeżeli produkt obejmuje różne elementy;
• krótkiego uzasadnienia gospodarczego i informacji o zmianach umowy.

To praktyczny zestaw do analizy, a nie zamknięty katalog dokumentów wymagany w każdej sytuacji przez jeden przepis. Gdy umowa jest niejasna, pomocne będzie pisemne objaśnienie ubezpieczyciela. Nie zastępuje ono jednak oceny podatkowej dokonywanej na podstawie całej dokumentacji.

Jeżeli przyznanie świadczenia wiąże się z odrębną umową między spółką a członkiem zarządu, sprawdź zasady reprezentacji spółki w umowie z członkiem zarządu. Umowa z prezesem i umowa zawierana z towarzystwem ubezpieczeniowym to różne czynności. Nie należy automatycznie przypisywać im identycznych zasad podpisywania.

Oddziel możliwość uznania składki za koszt od momentu jej potrącenia. Data przelewu, okres ochrony oraz charakter świadczenia mogą wymagać zestawienia z odpowiednimi przepisami. Samo miesięczne opłacanie składki nie rozstrzyga całego sposobu ewidencji bilansowej i podatkowej.

Czy koszt w CIT rozstrzyga również PIT prezesa i estoński CIT?

Zaliczenie składki do kosztów spółki nie przesądza o braku przychodu u prezesa. Finansowanie ochrony może wymagać osobnej oceny nieodpłatnego świadczenia, źródła przychodu i obowiązków płatnika. Znaczenie mają m.in. art. 11–13 ustawy o PIT oraz podstawa przyznania świadczenia.

Nie utożsamiaj również opłacenia składki z późniejszą wypłatą pieniędzy przez ubezpieczyciela. Są to odrębne zdarzenia. Ewentualne zwolnienie dotyczące świadczenia ubezpieczeniowego nie oznacza automatycznie zwolnienia wartości ochrony finansowanej przez spółkę.

W spółce na estońskim CIT samo pytanie o koszt uzyskania przychodów nie rozwiązuje problemu. Trzeba sprawdzić m.in. możliwość powstania ukrytych zysków lub wydatków niezwiązanych z działalnością, według art. 28m ustawy o CIT. Przed rozliczeniem polisy uwzględnij odrębne zasady estońskiego CIT; korzystnej oceny w klasycznym CIT nie przenoś bez dodatkowej analizy.

Kiedy zmiana polisy wymaga ponownej oceny?

Ponowna ocena jest potrzebna, gdy zmienia się element istotny dla wcześniejszego rozliczenia. Dotyczy to zwłaszcza praw do pieniędzy, podstawy świadczenia, statusu ubezpieczonego oraz zakresu składki. Aneks może mieć znaczenie podatkowe nawet wtedy, gdy miesięczna płatność pozostaje taka sama.

Analogicznej uwagi wymagają zakończenie pełnienia funkcji, zmiana zasad wynagradzania i przejście spółki na inny model CIT. Warto ustalić wewnętrznie, kto przekazuje takie informacje do księgowości. Pozwala to uniknąć kontynuowania rozliczenia na podstawie nieaktualnych danych.

Ubezpieczenie na życie prezesa a koszt podatkowy spółki wymaga połączenia trzech ustaleń: za co przysługuje świadczenie, jakie prawa wynikają z polisy i które przepisy dotyczą ubezpieczonego. Korzystna interpretacja pomaga ocenić podobną sytuację, lecz nie zastępuje porównania dokumentów.

W mdoFinanse pomagamy uporządkować informacje potrzebne do rozliczeń spółki i powiązać je z dokumentacją księgową. Przekazanie polisy wraz z podstawą jej finansowania pozwala wcześniej wychwycić brakujące ustalenia i ustalić, czy potrzebna jest dodatkowa konsultacja podatkowa.

Autor: Marzena Owczarzak, mdoFinanse.